Nên chọn thanh toán hóa đơn thủ công hay thanh toán hóa đơn tự động?

ProNexus Team

10 min read
01-12-2020 | Thanh toán

Cả thanh toán thủ công và thanh toán tự động đều có thể hữu ích cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào tình huống, bằng cách tuân theo một số nguyên tắc liên quan đến thanh toán, bạn có thể sử dụng tối ưu cả hai phương pháp.

 

Thanh toán hóa đơn là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp. Bất kể đang hoạt động trong ngành gì, bạn có khả năng phải thanh toán nhiều hóa đơn khác nhau. Internet, điện, nước và tiền thuê nhà đều cộng lại và số hóa đơn phải trả hàng tháng có thể khiến bạn trở nên quá tải.

Thanh toán hóa đơn tự động là gì?

Thanh toán hóa đơn tự động là một phương thức uỷ nhiệm cho các tổ chức tài chính tự động trả tiền dịch vụ của bạn định kỳ.

Bạn có quyền và trách nhiệm quyết định xem liệu khoản thanh toán đó có được thực hiện hay không

So sánh thanh toán tự động và thanh toán hóa đơn

Autopay là một phương thức thanh toán khác tương tự như thanh toán hóa đơn, tuy nhiên, không nên nhầm lẫn cả hai.

Với tự động thanh toán, bạn thiết lập thanh toán với nhà cung cấp bằng cách gửi cho họ các chi tiết thông tin ngân hàng cần thiết của bạn. Khi sử dụng phương thức thanh toán tự động, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm trừ các khoản thanh toán từ tài khoản của bạn cho tất cả các hóa đơn giữa bạn với họ.

Lợi ích của phương thức thanh toán này là chuyển trách nhiệm thanh toán hóa đơn từ bạn sang nhà cung cấp mà bạn đang mua. Nếu có sự sai, chậm thì nguyên nhân là do nhà cung cấp. 

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm nhà cung cấp sẽ có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng của bạn để trừ tiền. Nhà cung cấp sẽ không bị hạn chế quyền truy cập để trừ một số tiền cố định trong tài khoản của bạn để chi trả cho hóa đơn đã thỏa thuận. 

Điều này dẫn đến tình huống các nhà cung cấp vô tình trừ số tiền bạn không nợ. Mặc dù có luật bảo vệ người tiêu dùng khỏi gian lận, nhưng việc mất quyền kiểm soát tiền trong tài khoản ngân hàng là một rủi ro đáng để quan tâm. Nếu tranh chấp thanh toán phát sinh giữa bạn và nhà cung cấp, số tiền họ đã tính quá mức của bạn có thể không đủ để can thiệp pháp lý, có nghĩa là bạn sẽ phải xóa số tiền này vì lý do thất thoát.

Thanh toán hóa đơn liệu có tốt hơn?

Thanh toán hóa đơn cho phép bạn kiểm soát tiền của mình tốt hơn so với thanh toán tự động, trong đó nhà cung cấp sẽ có quyền truy cập vào tài khoản của bạn. Tuy nhiên, nhược điểm của thanh toán hóa đơn là việc thanh toán cho tất cả các hóa đơn sẽ do bạn chịu trách nhiệm và bạn cần phải kiểm soát tài chính hợp lý để đảm bảo rằng, các hóa đơn với số tiền phù hợp đang được chuyển từ tài khoản của bạn mỗi tháng.

Cách cũ để thanh toán hóa đơn thủ công

Trước khi có internet và ngân hàng trực tuyến, việc thanh toán các hóa đơn khó khăn, tốn thời gian và rắc rối hơn ngày nay. Cách phổ biến nhất mọi người sẽ thanh toán hóa đơn của họ là gửi séc qua đường bưu điện.

Mỗi tháng, một chủ doanh nghiệp sẽ phải ngồi xem xét tất cả các hóa đơn liên quan đến công việc kinh doanh . Sau đó, họ cần viết séc cho mọi hóa đơn phải trả trong tháng, mà họ phải gửi qua thư cho từng nhà cung cấp riêng lẻ mà họ đang nợ.

Có rất nhiều nhược điểm đối với cách thanh toán hóa đơn cũ. Viết sai địa chỉ bưu điện của nhà cung cấp hoặc đặt nhầm séc vào phong bì sai thể dẫn đến việc hóa đơn không được thanh toán. Séc bị trả lại cũng là một vấn đề phổ biến, vì không có cách nào ngay lập tức để thông báo cho chủ doanh nghiệp biết séc của họ đã bị trả lại, nên các chủ doanh nghiệp đôi khi chỉ phát hiện ra séc đã bị trả lại khá lâu sau khi thanh toán hóa đơn.

Ngoài lỗi từ phía chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận tài chính của công ty, nguy cơ séc bị thất lạc hoặc bị đánh cắp qua đường bưu điện cũng tồn tại. Mặc dù điều này hầu hết không phải là một vấn đề, nhưng nó là mối quan tâm của nhiều người khi thanh toán các hóa đơn rất lớn. Do đó, một số chủ doanh nghiệp cũng chọn thanh toán hóa đơn tại các văn phòng thanh toán, nghĩa là họ phải đứng xếp hàng chờ thanh toán.

Thanh toán hóa đơn thủ công hiện đại

Thanh toán hóa đơn qua séc trong thư vẫn là một lựa chọn, nhưng các chủ doanh nghiệp ngày nay không quan tâm đến phương thức thanh toán hóa đơn cũ. Nó quá tẻ nhạt, rủi ro và cồng kềnh trong quy trình xử lý.

Thanh toán hóa đơn thủ công không còn khó khăn và tốn thời gian nữa. Tuy nhiên, như mọi thứ khác trong cuộc sống hiện nay, thanh toán hóa đơn thủ công được thực hiện bằng phương thức điện tử.

Ngày nay, thanh toán hóa đơn thủ công đề cập đến bất kỳ hóa đơn nào bạn không thanh toán thông qua phần mềm ngân hàng trực tuyến tự động. Quá trình thanh toán hóa đơn theo cách thủ công hàng tháng bao gồm việc đăng nhập vào phần mềm ngân hàng của bạn, chọn nhà cung cấp mà bạn nợ tiền làm người thụ hưởng và chuyển số tiền cần thiết cho họ.

Phương thức này đủ đơn giản và dịch vụ ngân hàng trực tuyến bạn sử dụng để thanh toán hóa đơn phải hoạt động 24/7, giúp bạn dễ dàng truy cập và thuận tiện giao dịch hơn.

Tuy nhiên, có những mặt trái của việc thanh toán hóa đơn thủ công. Một trong những vấn đề lớn nhất là bạn cần nhớ những hóa đơn bạn phải trả mỗi tháng và thường xuyên dành thời gian theo dõi để đảm bảo tất cả các khoản thanh toán của bạn đều được cập nhật. Bởi không giống như thanh toán hóa đơn tự động, số tiền bạn nợ cho các hóa đơn sẽ không được tự động chuyển từ tài khoản của bạn mỗi tháng.

Thanh toán hóa đơn tự động so với thanh toán thủ công: Cái nào tốt hơn?

Lựa chọn giữa thanh toán hóa đơn và thanh toán thủ công là một lựa chọn cá nhân và lựa chọn tốt nhất có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, hoặc thậm chí từ hóa đơn này sang hóa đơn khác.

Thanh toán hóa đơn tự động được thực hiện bằng cách thiết lập thanh toán hàng tháng qua ngân hàng trực tuyến của bạn. Phương pháp này gặp phải một số hạn chế, vì chúng chỉ hoạt động đối với các hóa đơn định kỳ với số tiền cố định. Chỉ có thể thực hiện thanh toán cho một số tiền cố định vào một ngày cố định trong tháng hàng tháng thông qua thanh toán hóa đơn. Bất kỳ hóa đơn nào biến động từ tháng này sang tháng khác sẽ vẫn phải thanh toán thủ công.

Việc thiết lập các khoản thanh toán hàng tháng cũng có thể khiến chủ doanh nghiệp trở nên thiếu quan tâm đến tài chính của mình. Điều này phát sinh các lỗi, chẳng hạn như hóa đơn chưa thanh toán (nếu thanh toán tự động vì bất kỳ lý do gì không được thực hiện) hoặc thanh toán gấp đôi từ các hóa đơn vô tình được thanh toán cả thủ công và tự động. Mặc dù trường hợp này xảy ra không nhiều, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn nên dành thời gian mỗi tháng để xem xét tài chính của họ và theo dõi các hóa đơn để đảm bảo chúng được thanh toán một cách thích hợp.

Một bất lợi khác của thanh toán hóa đơn tự động là chúng trừ tiền khỏi tài khoản của bạn hàng tháng, bất kể bạn có bao nhiêu tiền trong ngân hàng. Nếu bạn không theo dõi dòng tiền trong tài khoản của mình, điều này có thể dẫn đến thấu chi.

Mặc dù những nhược điểm của thanh toán hóa đơn tự động dường như khiến thanh toán thủ công trở thành một lựa chọn hấp dẫn hơn, nhưng thanh toán hóa đơn thủ công lại đi kèm với một số nhược điểm riêng của chúng - một trong những nhược điểm chính là đôi khi các hóa đơn chưa thanh toán ảnh hưởng tiêu cực đến tín dụng kinh doanh.

Khi cân nhắc giữa 2 lựa chọn này, tốt nhất bạn nên sử dụng tính năng thanh toán hóa đơn tự động khi có thể, để tiết kiệm thời gian và đảm bảo thanh toán hóa đơn thường xuyên mà không bị bỏ sót.

Điều quan trọng khi sử dụng cả phương thức thanh toán hóa đơn tự động hay thanh toán thủ công là theo dõi tài chính của doanh nghiệp. Đôi khi, ngay cả số tiền cho một hóa đơn thông thường cũng có thể thay đổi do phí dịch vụ của nhà cung cấp tăng hoặc do bạn cắt giảm các dịch vụ nhận được từ nhà cung cấp. Trong những trường hợp này, thanh toán hóa đơn sẽ được cập nhật để phản ánh số tiền mới, vì vậy bạn sẽ không phải trả cho nhà cung cấp số tiền cũ.

Dịch vụ thanh toán hóa đơn

Dịch vụ thanh toán hóa đơn liên quan đến việc sử dụng một công ty kế toán hoặc công ty kế toán doanh nghiệp, nhằm theo dõi tình hình tài chính doanh nghiệp của bạn và thanh toán hóa đơn mỗi tháng. Bằng cách sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp, bạn có thể thanh toán cả hóa đơn cố định và hóa đơn biến động hàng tháng để doanh nghiệp của bạn có thể duy trì tín dụng tốt và tất cả các hóa đơn đều được xử lý chuyên nghiệp.

 

Hãy là người đầu tiên bình luận trong bài